Events
Bij Roots Events ontwerpen en maken we niet alleen unieke decors en styling, ook nemen we de regie in handen voor complete evenementen producties.
Klein of groot project, we zorgen voor een unieke uitvoering. Laten we samen jouw ideeën tot leven brengen!
Werkwijze
Onze werkwijze is op te delen in de volgende stappen:
1. Concept
In een persoonlijk gesprek kijken we samen naar jullie dromen en wensen. Vervolgens maken we een schets van het evenement. Hier begeleiden we jullie bij met een lijst met onderwerpen als locatie, gasten, sfeer, decor en budget.
Gebaseerd op jullie wensen gaan wij aan de slag om een concept met een 3D schets, een moodboard en een offerte te maken.
Nadat jullie hier rustig over hebben nagedacht maken jullie een beslissing. Is het een match? Dan gaan we van start!
2. Wat we doen
Wij bieden flexibele diensten die aansluiten bij jouw behoeften. Of je nu de volledige organisatie van A tot Z wilt uitbesteden of slechts ondersteuning nodig hebt bij specifieke aspecten, wij passen ons aan jouw wensen aan. De keuze is aan jou!
Ontwerp en design
- Concept (conceptontwikkeling en doelgroepanalyse)
- Locatie inrichting (ruimteplanning, zitopstellingen, 3D ontwerp)
- Grafisch ontwerp (uitnodigingen, menu-ontwerp, online promotiemateriaal)
- Decorbouw (decorontwerp en realisatie)
- Podium (podiumdecor en technische productie)
- Styling (bloemen en planten, tafelstyling, details)
- Geschenken (unieke gastengeschenken)
Planning en productie
- Budget (budgetbeheer, alles uit het beschikbare budget halen)
- Locatie (onderzoek, locatiebezoeken, contractonderhandelingen)
- Vergunningen en contracten (vergunningaanvragen, contracten met leveranciers)
- Reizen en transport (reisplanning voor teamleden, transport van apparatuur en materialen)
- Boekingen en reserveringen (reismanagement voor gasten, contact met overnachtingslocaties)
- Verhuur en huur (contact met verhuurpartners, huurcontracten)
- Gasten (gastenlijstbeheer, save the dates, uitnodigingen, herinneringen, beantwoorden van vragen)
- Catering (onderzoek naar cateringopties, contracten met cateraars, menuplanning)
- Entertainment (artiestenboekingen, showconcepten, technische vereisten voor entertainmentacts)
- Fotografie en videoproductie (fotograaf en videograaf reserveren, shotlijst en specifieke vereisten)
- Personeel (aannemen van personeel, taakverdeling, coördinatie op de dag van het evenement)
- Veiligheid (veiligheidsplannen, EHBO-voorzieningen, coördinatie met hulpdiensten)
- Technische productie (technisch team coördinatie, apparatuur en technologieplanning, repetities en technische doorlopen)
3. Showdag
Op de dag zelf zorgen wij ervoor dat alles tot in de puntjes verzorgd is. Wij zijn met ons team aanwezig om ervoor te zorgen dat jullie je niet bezig hoeven te houden met de organisatie. Hierdoor kunnen jullie zelf maximaal van het evenement genieten.